■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る予定をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
- メールでの日程調整が多く、予定の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
- 日々の定型的なタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに予定が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたカレンダーへの転記作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の件名や日時などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を基にカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の送信元メールアドレスを指定したり、件名や本文に含まれるキーワードを「会議」や「打ち合わせ」のように任意で設定したりすることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで受信したメールの本文を変数として設定し、その中から「会議名」「日時」「場所」といった項目を任意で指定して抽出できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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