Googleカレンダーに予定が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Googleカレンダーに登録された予定を、都度Microsoft Teamsで共有するのは手間がかかります。また、手作業による共有では、通知の遅れや漏れが発生し、チームの連携に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が更新されると、すぐにMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知されるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーの予定をMicrosoft Teamsに手作業で共有している方
• チーム内のスケジュール共有を効率化し、連携を強化したいと考えているチームリーダーの方
• 定型的な情報共有作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーの予定が更新されると自動で通知されるため、手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報共有で起こりがちな、通知の漏れや遅れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google カレンダーとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle カレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定して、対象のカレンダーを指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記載します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知するチームやチャネルを任意に選択できます。
• 送信するメッセージ内容は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleカレンダーの予定名や日時などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。

■注意事項

・GoogleカレンダーとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。