■概要
経費精算のためにOutlookに届く領収書のメールを確認し、添付ファイルを開いて内容を転記する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された領収書をOCR機能が自動で読み取り、その内容を即座にTelegramへ通知します。日々の面倒な確認・転記作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く領収書の処理に手間を感じている経理担当者や営業担当者の方
- Telegramを業務で活用しており、経費関連の情報をリアルタイムで共有したい方
- 手作業によるデータ入力や転記ミスをなくし、経費精算プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に一連の処理が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた確認や報告の時間を短縮できます。
- 添付ファイルの見落としや、金額・日付といった情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTelegramをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を設定することも可能です。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」を順に設定し、受信したメールから添付ファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした領収書ファイルを指定します。
- 最後に、Telegramの「メッセージを送信」を設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて指定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、領収書から読み取りたい項目（合計金額、日付、発行元など）を任意で設定することが可能です。
- Telegramでメッセージを送信するアクションでは、通知先となる任意のチャットIDを指定できます。またメッセージ内容には、OCRで抽出した情報と固定テキストを自由に組み合わせられます。
■注意事項
- Telegram、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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