Outlookの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する

■概要

Outlookで受信する請求書などの添付ファイル、その内容を確認してTrelloに手入力する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCR機能が自動で読み取り、その内容を基にTrelloへカードを自動で作成します。これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、業務の正確性と速度を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書や注文書の処理に、手間を感じている経理・営業事務担当の方
• Trelloを活用したタスク管理で、手作業によるカード作成を自動化したいと考えている方
• 添付ファイルの確認とデータ入力といった定型業務をなくし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの受信から添付ファイルの読み取り、Trelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRによる自動読み取りと転記を行うことで、手入力による金額や日付の間違い、転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメールを受信した際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を含んだカードを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Trelloの「新しいカードを作成」アクションでは、カードを作成するボードIDやリストIDを、ご自身の管理体制に合わせて任意に設定してください。
• 作成するカードのタイトルや説明文には、OCR機能で読み取った内容を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。

■注意事項

• Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。