■概要
Trelloで管理しているタスクについて、完了報告などのメールをGmailで受信した後に、手動でカードをアーカイブに移動していませんか？この一連の作業は地味に手間がかかるだけでなく、対応漏れやミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、Trelloで該当するカードの検索からアーカイブまでを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた完了報告などを基に、Trelloのカードステータスを手動で更新している方
- 手作業によるTrelloカードのアーカイブ対応に、手間や漏れなどの課題を感じている方
- 定型的なタスク管理業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけにTrelloカードが自動でアーカイブされるため、これまで手作業で行っていたステータス更新の時間を短縮できます。
- 手動での対応によるアーカイブのし忘れや、誤ったカードの操作といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文からTrelloカードの特定に必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでTrelloの「カードを検索（件名部分一致）」を設定し、抽出した情報をもとに該当するカードを探します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「カードをアーカイブ」を設定し、検索でヒットしたカードをアーカイブします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールに含まれる件名や本文のキーワードを任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文などの情報からTrelloカードの特定に必要な情報（タスク名など）を抽出するよう任意で設定してください。
- Trelloでカードを検索するアクションでは、AI機能で抽出した情報を変数として用いることで、検索キーワードを動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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