フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する

■概要

フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、チャットツールへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると添付ファイルが自動でOCR処理され、読み取った内容がDiscordに通知されるため、手作業による確認や転記の手間を解消し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

フォームで受信した添付ファイルの確認や転記作業を効率化したいと考えている方
Discordを活用してチーム内の情報共有を行っており、手動での通知に課題を感じている方
手作業による確認漏れや転記ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信から内容のテキスト化、通知までが自動化されるため、これまで手作業での確認や入力に費やしていた時間を短縮できます。
システムが自動で処理を行うため、内容の読み間違いや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、DiscordをYoomと連携します。
トリガーでフォームトリガー機能を選択し、ファイルの添付を可能にするフォームを作成します。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームに添付されたファイルを読み取るよう設定します。
最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

フォームトリガー機能では、用途に応じて質問項目を自由に追加したり、既存の項目を修正したりすることが可能です。
OCR機能では、読み取るファイルの形式や抽出したい項目、利用するAIモデルや言語などを任意で設定できます。
Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを任意で指定し、特定のチームや担当者に情報を共有できます。

■注意事項

DiscordとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。