Gmailで送付されたミルシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailに届くミルシートの内容を確認し、Google スプレッドシートに手入力する作業は時間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでミルシートを受信するだけでAI-OCRが自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした転記作業の課題を解消し、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取るミルシートの情報を手作業で転記している担当者の方
• AI-OCRを活用して、PDFや画像書類のデータ化を効率化したいと考えている方
• Google スプレッドシートへの転記ミスをなくし、データの精度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ミルシートがGmailに届くと自動で内容を読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメールを起点にフローが自動で起動します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたミルシートのファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、AI-OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCRでは、ご利用のミルシートのフォーマットに合わせて、品名や数量、日付といった読み取りたい抽出項目を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートへデータを追加する際、前段のAI-OCRで取得したどの情報を、スプレッドシートのどの列に反映させるかを自由に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。