■概要
フォームで受け取った新聞に関するPDFの情報を、一つひとつ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信をきっかけに、OCR機能がPDF内の文字情報を自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ直接追加します。面倒な転記作業を自動化し、データの集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った新聞などのPDFから、手作業で情報を転記しているご担当者様
- OCRツールとGoogle スプレッドシートを別々に使い、データ入力に手間を感じている方
- 紙媒体情報のデータ化と一元管理を、自動化によって効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からOCRでの文字抽出、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、PDFファイルをアップロードできる項目を含むフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで送信されたPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォーム機能では、PDFのアップロード欄に加えて、日付やメモなど任意の回答項目を自由に設定できます。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDFファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートのアクションでは、データを追加する対象のスプレッドシートやシート、書き込む列などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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