Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する

■概要

Outlookで受信したメールに添付されたファイル情報をもとに、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業でユーザー登録を行っていませんか？こうした定型的な入力作業は、件数が増えると大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録し、手作業による業務からの解放を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したファイル情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手入力している方
• OCRとSaaSを連携させ、紙やPDFの情報を活用した業務自動化の実現に関心のある方
• 定型的なデータ入力作業をなくし、ヒューマンエラーの削減と業務効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信からジョブカン経費精算・ワークフローへの登録までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を削減します。
• システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメールを受信した際にフローが自動で起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、AI機能で読み取った情報をマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能（OCR）では、読み取りたい書類の種類に応じて、抽出する項目（氏名、住所、電話番号など）を任意で設定できます。
• ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録では、前段のAI機能（OCR）で取得した値を、どの項目に登録するかを自由にマッピングすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。