Outlookで受信したメールをChatworkに転送する
Outlookで受信したメールをChatworkに転送する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Chatwork
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、チームで利用しているChatworkへ手作業で転送し、手間に感じている方も多いのではないでしょうか。 また、手動での共有は対応の遅れや転送漏れにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でChatworkに転送できるため、スムーズな情報共有を実現し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客からの問い合わせなどを、Chatworkで管理しているチームの方
- 特定の通知メールを関係者がいるChatworkのルームに、漏れなく迅速に共有したい方
- 日々のメール転送業務を手作業で行っており、自動化によって効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけでChatworkに自動でメッセージが送信されるため、これまで手作業での転送にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での転送作業が減ることで、共有漏れや内容のコピーミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、受信したメールの内容を指定のルームに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、すべてのメールではなく、特定のフォルダで受信したメールのみを検知の対象として任意で設定することが可能です。
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信するルームや、通知する本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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