■概要
Outlookで受信する契約書を都度開封し、内容を把握して関係者に共有する作業は、手間がかかる上に重要な業務のため気が抜けないのではないでしょうか。特に急ぎの案件では、確認や要約に時間がかかり、対応が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された契約書のテキスト化からAIによる要約、Telegramへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した契約書の内容確認や共有に手間を感じている法務・営業担当者の方
- 契約書の要点を迅速に把握し、関係者へのスピーディーな情報伝達を実現したい方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書の受信から内容の要約、共有までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ時間を充てることができます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや要約内容のブレ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の条件（件名や差出人など）を指定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 続いて、「メールの添付ファイルをダウンロード」するアクションで、対象の契約書ファイルをYoom上に保存します。
- ダウンロードしたファイルに対し、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでテキストデータを抽出します。
- 抽出したテキストを、AI機能の「要約する」アクションで指定した条件に沿って要約します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約結果を指定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの添付ファイル情報を取得するアクションや、ファイルをダウンロードするアクションでは、処理対象を特定するためのメールIDやファイルIDを正しく設定してください。
- AI機能で文字を読み取る際は、読み取りたいファイルの指定のほか、抽出項目や言語などを任意で設定してください。
- AI機能で要約する際は、要約の対象としたいテキストを指定し、出力したい文字数や要約の条件などを自由にカスタマイズしてください。
- Telegramでメッセージを送信するアクションでは、通知先となるチャットIDを指定し、送信するメッセージ内容を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Telegram、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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