Boxで送信された契約書をOCRで読み取りAIで要約した後、Telegramに通知する

■概要

Boxにアップロードされる契約書や重要書類の内容確認は、都度ファイルを開いて目を通す必要があり、時間がかかる業務の一つではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AIが契約書を自動で読み取って要約し、その内容をTelegramに通知します。これにより、書類の要点を迅速に把握でき、確認作業の負担を軽減することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで契約書などの重要書類を管理し、内容確認に手間を感じている法務・営業担当者の方
• 受け取った契約書の要点を素早く把握し、関係者へ迅速に共有したいと考えている方
• OCRやAIを活用して、手作業による書類確認業務の自動化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにアップロードされた契約書をAIが自動で要約するため、内容把握にかかる時間を短縮し、より重要なコア業務に集中できます。
• 手作業による確認作業で起こりがちな、重要項目の見落としや解釈のブレといったリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとTelegramをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続けて、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、AIの「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の条件で要約します。
6. 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャットに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIの「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のページを指定するなど、詳細な条件を任意で設定することが可能です。
• AIの「要約する」オペレーションでは、要約の文字数や含めたい要素などをプロンプトで具体的に指示し、アウトプットを調整できます。

■注意事項

• ‍‍Telegram、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。