■概要
Google スプレッドシートで見積もり情報を管理しているものの、そこから手作業で見積書を作成し、関係者に共有するプロセスに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、自動で見積書が作成され、指定したDiscordチャンネルに通知されます。これにより、定型的な書類作成と共有のプロセスを効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いて、見積もり情報の管理や作成を行っている方
- 手作業による見積書の作成や、社内への共有通知に手間や時間を要している方
- 見積書の発行漏れや、関係者への共有遅延などのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行を追加するだけで、見積書の作成からDiscordへの通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による書類の作成ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、追加された行の情報を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された見積書ファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートIDやシートID、テーブルの範囲などを指定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、見積書の雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダID、出力ファイル名などを任意で設定できます。
- Discordへのファイル送信アクションでは、通知を送信したいチャンネルIDやメッセージ内容、ファイルの添付方法などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとDiscordをそれぞれYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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