■概要
Dropboxに保存された重要な契約書の内容確認や要約作成に、手間や時間を要していませんか。手作業での対応は、確認漏れや関係者への共有遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxへの契約書アップロードをトリガーに、OCRによるテキスト抽出、AIによる要約、そしてTelegramへの通知までを完全に自動化でき、契約書関連業務の迅速化と精度向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで契約書管理を行っており、レビューや内容確認の作業を効率化したい方
- AIやOCRの活用で、紙やPDF書類からの情報抽出・要約プロセスを自動化したい方
- 契約締結の状況をTelegramでリアルタイムに把握し、チームの対応速度を上げたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書のアップロードから内容の要約、関係者への通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、内容の確認漏れや関係者への共有遅れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 続いて、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、AIの「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のプロンプトで要約します。
- 最後に、Telegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約内容を指定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、テキストを抽出するページ範囲を指定するなど、読み取り条件を任意で設定することが可能です。
- AIの「要約する」アクションでは、文字数や出力形式を指定したり、「契約金額と契約期間を抽出して」のように、特定の情報を抜き出すプロンプトを設定したりできます。
■注意事項
- Telegram、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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