■概要
Googleフォームで受け取った契約書などのPDFファイルの内容を都度確認し、要点をまとめて関係部署に共有する作業は、時間がかかるだけでなく見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを自動でOCRが読み取り、AIが要約を作成してTelegramへ通知することが可能です。一連の確認・共有プロセスを自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで契約書などを受け取り、内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCRやAIを活用し、書類のチェック業務の速度と精度を高めたいと考えている方
- 契約内容の重要なポイントをスピーディーに関係者へ共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から内容の要約、通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた一連の確認・共有業務にかかる時間を短縮できます。
- AIが客観的な視点で要約を行うため、担当者による解釈のばらつきや重要事項の見落としを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれる契約書ファイルを指定します。
- オペレーションで、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションで、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容を要約させます。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成した要約を特定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのファイルダウンロード設定で、Googleフォームの回答から取得した正しいファイルIDを指定してください。
- AI機能のOCR設定では、読み取りたいファイルの指定方法や、追加で抽出したい項目などを任意で設定することが可能です。
- AI機能の要約設定では、要約対象のテキストや、「契約金額と期間を抽出して」といった条件、文字数などを任意でカスタマイズしてください。
- Telegramへの通知設定では、通知先のチャットIDや、要約結果に加えてフォームの回答内容を含めるなど、メッセージ本文を自由に編集できます。
■注意事項
- Telegram、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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