Outlookで送信された英文レポートをOCRで読み取り翻訳した後、Slackに通知する

■概要

海外拠点や取引先からOutlookに届く英文レポートの確認は、内容の把握に手間や時間がかかる業務ではないでしょうか。特に添付ファイルを都度開き、翻訳ツールにかける作業は面倒であり、重要な情報の共有が遅れる原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した添付ファイル付きメールをきっかけに、OCRによる文字読み取りから翻訳、Slackへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外からOutlookで届く英文レポートの翻訳と共有に手間を感じている方
• 手作業での翻訳による内容の誤認や、Slackへの転記ミスを防ぎたい方
• 定型的な情報収集や共有作業を自動化し、分析などのコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの受信を起点に、OCRでの読取り、翻訳、Slackへの通知までが自動実行されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
• 手作業による翻訳内容の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、スピーディーで正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメール受信をトリガーにフローが起動するようにします。
3. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. ダウンロードしたファイルに対して、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、レポート内のテキストを抽出します。
5. 抽出したテキストを、AI機能の「翻訳する」アクションで日本語に翻訳します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳結果を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象のページを指定するなど、レポートの形式に合わせて条件をカスタムすることが可能です。
• AI機能の「翻訳する」では、翻訳元の言語や翻訳後の言語の指定はもちろん、翻訳のニュアンスを調整するプロンプトなども自由に設定できます。
• Slackへの通知先チャンネルは任意で設定でき、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した翻訳結果などを変数として埋め込めます。

■注意事項

• ‍‍Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。