■概要
海外からGoogleフォームで送られてくる英文レポートの確認に、手間や時間がかかっていることはないでしょうか。手作業での翻訳や関係者への共有は、対応の遅れやヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたレポートファイルのOCR処理、翻訳、Slackへの通知までを自動化し、言語の壁を越えたスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の顧客や拠点から英文レポートをGoogleフォームで受け取っている方
- ファイル内の英文テキストを手作業でコピーし、翻訳ツールで翻訳している方
- 複数ツールをまたぐ定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から翻訳、共有までが自動化されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、スピーディーな情報確認が可能になります。
- 手作業による翻訳漏れやSlackへの転記ミスなどを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを指定します。
- 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、AI機能の「翻訳する」アクションで、抽出したテキストを日本語に翻訳します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの質問項目は、レポート提出に必要な情報に合わせて自由に設定や追加が可能です。
- AI機能で画像やPDFから文字を読み取る際、読み取りの精度を高めるための条件やプロンプトを任意で設定できます。
- AI機能で翻訳する際、「ビジネス向けの丁寧な言葉で」といったプロンプトの指示や、翻訳する文字数の上限などを指定可能です。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容や翻訳結果などを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Slack、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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