■概要
海外との取引でGmailに届く英文契約書、その都度内容を確認し、翻訳して関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での翻訳や転記作業は時間がかかるだけでなく、ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付された契約書のOCR処理、AIによる翻訳、そしてSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外企業との取引が多く、英文契約書の確認を頻繁に行う法務や営業担当者の方
- GmailとSlackを日常的に利用しており、手作業での情報共有に非効率を感じている方
- 契約書の翻訳や内容確認プロセスを自動化し、属人化の解消と業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで契約書を受信後、翻訳からSlackへの共有までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による翻訳の誤りや、重要情報の転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付された契約書ファイルのテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「翻訳する」アクションで、抽出したテキストを日本語に翻訳します。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、翻訳文から契約社名や金額などの重要項目を抽出します。
- 最後に、Slackのオペレーションで、抽出したデータや翻訳結果を指定したチャンネルに投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
- AI機能のテキスト抽出では、契約社名や日付、金額など、業務に合わせて抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
- 翻訳機能では、翻訳先の言語を日本語以外にも自由に選択して設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを指定できるほか、翻訳結果や抽出したデータを含んだメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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