Outlookで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳後PDFを作成してSlackに送信する

■概要

海外企業とのやり取りで、Outlookに届く英文契約書の対応に手間や時間を取られていませんか。内容の翻訳から関係者への共有まで、手作業ではミスも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、添付された契約書をOCRで読み取り、AIが自動で翻訳します。さらにその内容をPDFとして出力しSlackへ通知する一連のプロセスを自動化できるため、契約業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外との取引が多く、英文契約書の確認や翻訳作業に追われている法務・営業担当者の方
• 手作業による翻訳やファイル共有での連絡漏れ、共有ミスなどを防ぎたいと考えている方
• 契約書関連業務の属人化を防ぎ、部門全体の業務プロセスを標準化したい管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、翻訳から共有まで自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのコピペやファイル添付作業が不要となり、翻訳ミスや共有先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてメールトリガー機能を設定し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するようにします。
3. オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る（OCR）」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 続いて、AI機能の「翻訳する」アクションで抽出した英文を日本語に翻訳し、「テキストからデータを抽出する」で契約者名などの情報を整理します。
6. Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、翻訳・抽出したテキストをもとにPDFファイルを作成します。
7. 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションで、作成したPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用しているAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る（OCR）」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただけます。