■概要
海外の展示会などで受け取った名刺の管理に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業でのスキャンや外国語の翻訳、データ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、受け取った名刺画像をDropboxにアップロードするだけで、OCRによる読み取りからAIでの翻訳、Google スプレッドシートへのデータ追加までを自動化でき、名刺管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外で受け取った名刺の情報を手作業で翻訳し、データ入力している方
- DropboxとGoogle スプレッドシートを日常的に利用し、連携を効率化したい方
- 名刺情報のデータ化にかかる時間やヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxに名刺画像をアップロードするだけで、その後の翻訳や入力作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記や翻訳作業がなくなることで、入力間違いや翻訳ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードした名刺画像を読み取ります。
- 次に、AI機能の「翻訳する」アクションで、OCRで読み取ったテキストを翻訳します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、翻訳後のテキストから氏名や会社名などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「翻訳する」アクションでは、英語から日本語、中国語から英語など、翻訳元の言語と翻訳先の言語を自由に設定できます。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、氏名や会社名、役職など、テキストから抽出したい項目を任意でカスタム可能です。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
.avif)
