■概要
海外の展示会や商談で受け取った名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業での翻訳やデータ入力は時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが文字を読み取り、AIが自動で翻訳、そしてGoogle スプレッドシートに情報を整理して追加するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の顧客から受け取った多言語の名刺情報を、効率的にデータ化したいと考えている方
- 名刺情報を手作業で翻訳し、スプレッドシートなどへ転記している営業やマーケティング担当者の方
- 手入力による情報登録の手間を省き、正確な顧客データベースを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺のアップロードから翻訳、データ入力までを自動化するため、手作業で対応していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報をGoogle スプレッドシートに蓄積できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」を設定し、名刺画像を受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取った画像をテキスト化します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、読み取ったテキストを任意の言語に翻訳します。
- さらに、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、翻訳後のテキストから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像以外に補足情報などを入力してもらうための質問項目を自由に設定できます。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取りたい言語や、使用するAIエンジンなどを任意で設定できます。
- AI機能の「翻訳する」では、翻訳対象のテキストと、日本語などの翻訳先言語を自由に指定できます。
- OCR機能の「テキストからデータを抽出する」では、翻訳後のテキストから「会社名」や「氏名」など、抽出したい項目を任意で指定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加したいスプレッドシートIDやシート名、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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