フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Slackに送付する

■概要

Webフォームからの問い合わせや申し込み後、手作業で契約書を作成し、関係者に共有するプロセスは手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用することで、フォームが送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートから契約書を自動で作成し、Slackへ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答後の契約書作成や関連部署への共有を手作業で行っている方
• 定型的な書類作成業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
• 手作業による情報入力のミスや対応漏れをなくし、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から書類作成、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた契約書を自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された契約書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 契約書のテンプレートは、Google スプレッドシートの代わりにkintoneやAirtableなどのデータベースアプリで管理し、連携することも可能です。
• 通知先は、Slackの代わりにMicrosoft TeamsやChatworkなど、利用中のコミュニケーションツールに合わせて柔軟に変更できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。