フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをSlackに送付する

■概要

フォームからの問い合わせ後、手作業で見積書を作成し、PDF化してSlackで共有する、という一連の作業に手間を感じていませんか。この定型的な業務は、入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに見積書の自動作成からSlackへのPDF送付までを完結させることができ、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答後の見積書作成や送付を手作業で行い、非効率を感じている営業担当者
• 定型的な書類作成業務の時間を削減し、他のコア業務に集中したい方
• 見積書作成から共有までのプロセスを自動化し、属人化を解消したいチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から見積書の自動作成、SlackへのPDF送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による金額の入力ミスや宛名の間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、見積書の雛形として利用するGoogle スプレッドシートと、通知先であるSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を自動作成します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された見積書PDFを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 書類を発行するアクションでは、お使いのGoogle スプレッドシートを見積書の雛形として任意に設定でき、フォームの回答内容を変数として書類内の特定箇所に反映させることが可能です。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文にフォームの回答内容などの変数を埋め込み、動的な通知を作成することもできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。