■概要
Trelloで管理しているタスクの期限を都度確認し、手作業でMicrosoft Teamsにリマインドするのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。
特に多くのカードを管理していると、重要なタスクの見落としは大きな問題になりかねません。
このワークフローは、Trelloのカード期限が前日になると自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知するため、タスクの対応漏れを防ぎ、確実なプロジェクト進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloでタスクを管理しており、カードの期限超過や確認漏れを防ぎたい方
- Microsoft Teamsを普段のコミュニケーションで利用し、通知を一元管理したい方
- 手動でのリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にカード期限を自動でチェックし通知するため、手作業での確認やリマインド業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による確認作業が不要になるため、タスクの通知漏れや期限の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日決まった時間にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでTrelloの「特定のリストのカード一覧を取得」アクションを設定し、対象リストのカードをすべて取得します。
- 取得した各カード情報に対して処理を行うため、「処理を繰り返す」アクションを設定します。
- 繰り返し処理の中で、Trelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、各カードの期限日などの詳細を取得します。
- 次に、「分岐する」アクションで、カードの期限が翌日である場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、条件に合致したカードの情報を指定したチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloからカードを取得する際に、通知対象としたいボードのIDやリストのIDを任意で設定してください。
- 「処理を繰り返す」アクションでは、前のオペレーションで取得したTrelloのカード一覧のどの情報を対象に処理を繰り返すか設定できます。
- 分岐処理では、カードの期限日など、後続の処理を実行する条件を任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知先チャネルやメッセージ内容は自由に変更でき、メッセージ本文にTrelloから取得したカード名や期限日などを差し込めます。
■注意事項
- TrelloとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 繰り返し処理のオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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