Shopifyの前月分の注文情報でレポートを作成し、Microsoft Teamsに送信する

■概要

毎月、Shopifyから前月の注文データを手作業で抽出し、レポートを作成してチームに共有する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この定型業務は重要であるものの、時間がかかり、データの転記ミスなどが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にShopifyの注文情報を取得し、レポートを作成してMicrosoft Teamsへ通知できるため、月次の報告業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Shopifyの月次レポート作成を手作業で行っており、業務を効率化したいECサイトの運営担当者の方
• Microsoft Teamsでの定期的な報告業務を自動化し、チームへの情報共有を円滑にしたい方
• ECサイトの注文データを活用した分析やレポーティング業務の自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Shopifyからのデータ取得やレポート作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記や集計が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Shopify、Google スプレッドシート、Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「指定したスケジュールになったら」を選択し、毎月1日など定期的にフローが起動するよう設定します。
3. オペレーションで、Shopifyの「注文の一覧を取得する」アクションを設定し、前月分のデータを取得するよう期間を指定します。
4. Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、取得したデータをもとにあらかじめ用意したテンプレートから月次レポートを発行します。
5. Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで、作成したレポートファイルを指定のフォルダにアップロードします。
6. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、レポートから売上総額や注文件数などの主要な数値を抽出します。
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、レポートの共有リンクとAIによる要約を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで発行するレポートのファイル名は、「【YYYY年MM月度】Shopify売上レポート」のように、日付や固定の文言を組み合わせて任意に設定できます。
• AI機能でレポート内容からデータを抽出する際、売上総額や注文件数、平均単価など、特に注目したい項目を任意に指定して抽出することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知は、送信先のチャネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストや、前段で取得したレポートのURLといったデータを変数として埋め込めます。

■注意事項

・Shopify、Google スプレッドシート、Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。