Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートのコピーを作成する

■概要

お問い合わせや注文通知など、Gmailで受信する定型メールの内容を都度確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にAIが自動で内容を抽出し、指定のGoogle スプレッドシートに転記するため、こうした定型業務を効率化して正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手動で転記している方
• 定型的なメール処理に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていないと感じる方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業による転記業務の時間を削減します。
• AIによる自動抽出と転記により、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から抽出したい情報を指定します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」を設定し、原本となるGoogle スプレッドシートを複製します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、複製したファイルにAIが抽出したデータを書き込みます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の設定では、メール本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）や、抽出のための指示内容を任意でカスタムできます。
• Google Driveの設定では、複製したいテンプレートファイルのIDや、複製後のファイルを格納するフォルダIDを任意で指定することが可能です。また、ファイル名は固定値だけでなく、前段で取得した受信日や件名などを組み合わせて設定できます。
• Google スプレッドシートの設定では、書き込み対象のファイルや、AIで抽出したどの結果をどの列に書き込むかなどを自由にマッピングできます。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。