Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートのコピーを作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

Gmailで受信する注文やお問い合わせなどの定型メールの内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、指定したGoogle スプレッドシートのテンプレートを複製して自動で記録できます。これにより、メールからのデータ転記作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信する定型メールの内容を、Google スプレッドシートで管理している方
メールからのデータ手入力作業に時間がかかり、入力ミスを減らしたいと考えている方
特定のメールを起点とした一連の事務処理を自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのメール受信からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」を設定し、あらかじめ用意したGoogle スプレッドシートのテンプレートを複製します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、管理用の一覧シートなどに、抽出した情報や複製したファイルの情報などを記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、どのファイルに情報を記録するかを指定するため、対象のスプレッドシートIDを任意で設定してください。
また、指定したスプレッドシート内のどのシートにレコードを追加するかを、タブ名を指定して任意で設定してください。

■注意事項

Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。

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