Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する

■概要

日々の業務でGmailに届く大量のメールから必要な情報を探し出し、Google スプレッドシートに手作業で転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際にAIが自動で内容を整理、Google スプレッドシートへ追加できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailの受信メール情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している担当者
• AIを活用してメールからの情報抽出と整理を自動化したい方
• 手作業によるデータ入力ミスを削減し、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで、AIによる内容整理とGoogle スプレッドシートへの記録が自動で行われるため、情報収集と転記にかかる時間を削減できます。
• 手作業による繰り返し入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの本文などから必要な情報を抽出・整理するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって整理された情報を指定のスプレッドシートに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズできます。固定の文言と組み合わせて出力内容を調整することが可能です。トリガーで取得したメールの件名や本文を変数としてプロンプトに埋め込むこともできます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを記録したいスプレッドシートやシート名を指定します。また、どの列にどの情報を入力するかも自由に設定でき、固定値を入力したり、AI機能で生成したテキストやメールの送信元アドレスといった前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。