Google スプレッドシートにレコードが登録されたら、全角カタカナを半角カタカナに変換しGoogle Chatに送信する

■概要

Google スプレッドシートに新しいレコードが登録されるたび、特定の列の全角カタカナを手作業で半角に直し、さらにその内容をGoogle Chatに通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
また、手作業による変換ミスや通知漏れは業務の正確性を損なう可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのレコード登録をトリガーとして、全角カタカナから半角カタカナへの自動変換、そしてGoogle Chatへの通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの入力データを手作業で整形し、Google Chatへ通知している方
• 定型的なデータ更新と通知業務の効率化を目指す、情報システム部門の担当者の方
• Google スプレッドシートとGoogle Chatを用いた情報共有の迅速性と正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのデータ登録後の文字変換とGoogle Chatへの通知作業が自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
• 手作業によるカタカナの変換ミスやGoogle Chatへの通知漏れ、遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「データを操作・変換する」アクションで、Google スプレッドシートから取得したデータ内の全角カタカナを半角カタカナに変換するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで、変換処理後のデータを含む任意のメッセージを指定のスペースに送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを、実際に利用するファイルに合わせて任意で設定してください。
• データ変換機能の設定では、変換対象としたいGoogle スプレッドシートの列を指定し、変換ルールが「全角カタカナを半角カタカナに変換」になっていることを確認します。出力するテキストの形式もここで調整可能です。
• Google Chatへのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースのリソース名や、送信するメッセージの本文を、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336