SlackでPDFファイルが投稿されたら、CloudConvertでWordファイルに変換しBoxに保存する

■概要

Slackに投稿されたPDFファイルの扱いに手間を感じていませんか？特に、手作業でファイルをWord形式に変換し、特定の場所に保存する作業は、時間もかかり、ミスも発生しやすいものです。このワークフローを活用すれば、SlackへのPDFファイル投稿をきっかけに、CloudConvertでWordファイルへ自動変換し、Boxへ保存する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slack、CloudConvert、Boxを日常的に利用し、ファイル管理を行っている方
• 手作業でのファイル形式変換とクラウドストレージへの保存に時間を要している方
• 定型的なファイル処理業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SlackにPDFが投稿されると自動でWord変換とBoxへの保存が実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
• ファイル変換やアップロードにおける操作ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Slack、CloudConvert、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視対象のチャンネルを指定します。この際、PDFファイルのみを対象とするようファイルタイプでフィルタリングします。
3. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたPDFファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでCloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをCloudConvertにアップロードします。
5. 次に、オペレーションでCloudConvertの「ファイルを変換」アクションを設定し、アップロードしたPDFファイルをWord形式（docxなど）に変換するよう指定します。
6. その後、オペレーションでCloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションを設定します。
7. 次に、オペレーションでCloudConvertの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションを設定し、変換後のWordファイルのダウンロードURLを取得します。
8. 続いて、オペレーションでCloudConvertの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したURLから変換後のWordファイルをダウンロードします。
9. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、PDFファイルが投稿される特定のチャンネルIDを指定してください。また、ファイル形式のフィルタリング条件を調整することで、PDF以外のファイルをトリガーにすることも可能です。
• CloudConvertのファイル変換アクションでは、Word形式（docx）以外にも、さまざまなファイル形式への変換を指定できます。
• Boxのファイルアップロードアクションでは、保存先のフォルダIDを任意で設定してください。また、ファイル名に日付や投稿者名など、前段のオペレーションで取得した動的な情報を組み込むことも可能です。例えば、ファイル名に固定の接頭辞を付けたり、特定の情報をファイル名に含めたりすることができます。

■注意事項

• Slack、CloudConvert、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。