Slackで特定のメッセージが届いたら、Garoonでユーザーの空き予定を検索して自動返答する

■概要

Slackで特定のメッセージを受け取った後、Garoonを開いてメンバーの空き予定を確認し、手動で返信する作業に手間を感じていませんか。特に、急な依頼や複数人への確認が重なると、対応の遅れや確認漏れといった課題も生じがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーとしてGaroonでユーザーの空き予定を自動検索し、Slackへ返信するまでの一連の流れを自動化するので、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackでの連絡を受けてGaroonで手動で予定を確認、返信している担当者
• SlackとGaroon間の情報連携や予定調整の作業に非効率を感じている方
• チーム内のコミュニケーションを円滑にし、迅速な対応を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackでの特定メッセージ受信からGaroonでの空き予定検索、Slackへの自動返信までを自動化することで、これまで手作業で行っていた情報確認や入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による予定の確認ミスや、Slackへの返信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGaroonをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでSlackのメッセージ内容から必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでGaroonの「【ユーザー】ユーザー情報を検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGaroon内のユーザーを特定します。
5. オペレーションでGaroonの「【スケジュール】特定のユーザーの空き予定を検索」アクションを設定し、特定したユーザーの空き時間情報を取得します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した空き予定情報を指定されたSlackチャンネルへ自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、Slackのメッセージから抽出したい具体的な項目や、抽出時の指示内容を任意で設定することが可能です。
• Garoonの「【スケジュール】特定のユーザーの空き予定を検索」アクションでは、検索対象のユーザーIDを固定値で指定したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
• Slackへの通知アクションでは、通知を送信するチャンネルを任意で選択できるだけでなく、通知メッセージの本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として活用し、動的なメッセージを作成したりすることが可能です。

■注意事項

• Slack、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。