Microsoft Temasで特定のメッセージが届いたら、Garoonでユーザーの空き予定を検索して自動返答する

■概要

Microsoft Temasで特定のメッセージが届いた際、都度Garoonを開いてメンバーの予定を確認し、手動で返信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Temasの特定チャネルへのメッセージ受信をきっかけに、Garoonで対象ユーザーの空き予定を自動で検索し、Microsoft Temasへ返信する一連の流れを自動化でき、コミュニケーションに関わる業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TemasとGaroonを日常的に利用し、メンバーの予定調整や確認業務が多い方
• 手作業による情報確認や返信の遅延、対応漏れといった課題を解消したい方
• 定型的な問い合わせ対応業務を自動化し、より創造的な業務へ時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Temasへのメッセージ受信からGaroonでの空き予定検索、返信までを自動化するため、手作業で行っていた情報確認や入力の時間を削減できます。
• システムが自動で情報を処理し返答することで、確認ミスや返信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーションの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TemasとGaroonをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Temasを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージの内容などに基づいて、後続の処理を分岐させます。
4. オペレーションでAI機能を設定し、Microsoft Temasのメッセージ本文から、予定を確認したいユーザー名を抽出します。
5. オペレーションでGaroonを選択し、「【ユーザー】ユーザー情報を検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGaroon内のユーザーを特定します。
6. オペレーションでGaroonを選択し、「【スケジュール】特定のユーザーの空き予定を検索」アクションを設定し、特定したユーザーの空き時間を検索します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Temasの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、検索結果である空き予定を指定されたチャネルに自動で返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Temasのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなるメッセージが投稿される特定のチャネルを任意で指定できます。
• 分岐機能では、前段階のMicrosoft Temasで取得したメッセージ内容や送信者の情報など、様々な条件を組み合わせて後続のオペレーションの流れを細かくコントロールすることが可能です。
• AI機能では、Microsoft Temasのメッセージから抽出するデータ項目（例えば、ユーザー名）を利用ニーズに合わせて任意で設定できます。
• Garoonの各アクションでは、検索対象とするユーザーの情報や取得したい予定の期間などを、前段階で取得した情報を変数として利用し、動的に設定することが可能です。
• Microsoft Temasへの通知メッセージは、返信するチャネルやメンションするユーザーを任意で設定できるだけでなく、本文も固定のテキストに加え、Garoonで取得した空き予定などの情報を組み込んで柔軟に作成できます。

■注意事項

• Microsoft Temas、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。