フォームで回答を受信したら、出産予定日から考えられるスケジュールをAIで算出しGoogleカレンダーに追加する
フォームで回答を受信したら、出産予定日から考えられるスケジュールをAIで算出しGoogleカレンダーに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
を自動連携できます。
■概要
従業員の出産に伴うスケジュール管理は、産前産後休業や各種手続きなど多岐にわたり、手作業での管理は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、それぞれの予定日を手で計算しカレンダーに登録する作業は、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームで出産予定日の報告を受けるだけで、AIが関連スケジュールを自動で算出しGoogleカレンダーに登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
特に、それぞれの予定日を手で計算しカレンダーに登録する作業は、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームで出産予定日の報告を受けるだけで、AIが関連スケジュールを自動で算出しGoogleカレンダーに登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 従業員の産休や育休に関するスケジュール管理を手作業で行っている人事労務担当者の方
- フォームとGoogleカレンダーを連携させ、AIを活用して業務をさらに効率化したいと考えている方
- 複雑な日付計算やカレンダーへの複数登録といった定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答を起点に、AIが各種スケジュールを算出しカレンダーへ自動で登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での複雑な日付計算やデータ入力による、計算間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」を設定し、フォームで受け取った出産予定日を基に関連スケジュールを算出するようプロンプトを記述します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、AIが生成した文章から日付や予定の件名といった情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「GoogleMeetなしの予定を作成（終日）」を設定し、抽出した情報を用いてカレンダーに予定を登録します。このアクションは登録したい予定の数だけ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト生成では、フォームで取得した出産予定日の情報などを活用し、自社のルールに合わせたスケジュールを算出するようにプロンプトを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、AIが生成したテキストから、Googleカレンダーへの登録に必要となる予定の件名や日付といった項目を任意で指定して抽出してください。
- Googleカレンダーの登録設定では、予定を追加するカレンダーIDや予定のタイトル、登録日などを任意の値で設定することが可能です。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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使用しているアプリについて
Googleカレンダー
Googleカレンダー
を使ったテンプレート
Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。手動によるGoogleカレンダーへの登録作業が効率化されるため、常に最新のスケジュールをチームメンバーが確認することができ、情報共有がスムーズにできます。
@pocketで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。Googleカレンダーへのタスク登録がタイムリーになることで、チームメンバーの作業が滞ることも無くなるため、業務運営を円滑にすることが可能です。
Googleカレンダーの予定変更をきっかけにZoomミーティング日時を自動更新するフローです。手動修正の手間や更新漏れを防ぎ、オンライン会議をいつも正確な情報で運営できます。
使用しているアプリについて
Googleカレンダー
YoomではGoogleカレンダーのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、HubspotやSalesforceなどのSFAで商談が登録されたことをトリガーに自動的にGoogleカレンダーに予定を登録することができます。
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Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。手動によるGoogleカレンダーへの登録作業が効率化されるため、常に最新のスケジュールをチームメンバーが確認することができ、情報共有がスムーズにできます。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
予定が作成されたら
予定が更新されたら
予定が削除されたら
フローボットオペレーション
UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）
予定を作成（非推奨）
予定の詳細を取得
カレンダーの共有設定を変更
カレンダーリストに指定のカレンダーを追加
カレンダーリストから指定のカレンダーを削除
予定を更新（非推奨）
予定の一覧を取得する（非推奨）
予定を削除
終日予定を作成（非推奨）
GoogleMeetなしの予定を作成（非推奨）
GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）
予定を更新
予定の一覧を取得する
予定を作成（終日）
GoogleMeetなしの予定を作成
予定を作成
GoogleMeetなしの予定を作成（終日）
フローボットトリガー
予定が作成されたら予定が更新されたら予定が削除されたら
フローボットオペレーション
UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）予定を作成（非推奨）予定の詳細を取得カレンダーの共有設定を変更カレンダーリストに指定のカレンダーを追加カレンダーリストから指定のカレンダーを削除予定を更新（非推奨）予定の一覧を取得する（非推奨）予定を削除終日予定を作成（非推奨）GoogleMeetなしの予定を作成（非推奨）GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）予定を更新予定の一覧を取得する予定を作成（終日）GoogleMeetなしの予定を作成予定を作成GoogleMeetなしの予定を作成（終日）予定を検索する繰り返しの予定を作成繰り返しの予定を作成（終日）予定を更新（終日）予定の主催者を変更予定の一覧を取得する（通常イベントのみ）GoogleMeetなしの予定を更新カレンダーを削除カレンダーを更新カレンダーリストを取得カレンダーを作成指定したカレンダーの予定占有時間を取得する
