Googleカレンダーで特定の予定が作成されたら、Asanaでタスクを作成する

■概要

GoogleカレンダーとAsanaを併用してタスク管理を行っているものの、カレンダーの予定をAsanaへ手作業で転記する際に、手間や入力漏れを感じていませんか。このワークフローを活用することで、Googleカレンダーで特定の予定が作成されると、自動でAsanaにタスクが作成されるため、二重入力の手間を省き、タスク管理の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとAsanaを連携させて、プロジェクト管理を効率化したいと考えている方
• カレンダーの予定を手動でタスク化しており、入力の手間や登録漏れに課題を感じている方
• 定型的なタスク登録作業を自動化し、より重要な業務に集中したいチームリーダーや担当者

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が追加されると自動でAsanaのタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 手動での情報入力が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、Googleカレンダーの予定情報からタスク名などを抽出します
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、AIで抽出した情報を連携してタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、対象となるカレンダーIDや、特定のキーワードを含む予定のみを対象にするなど、起動条件を任意で設定できます
• 分岐機能では、Googleカレンダーの予定情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定可能です
• AI機能によるテキスト抽出では、Googleカレンダーの予定概要などから、タスク名や担当者といった抽出したい項目を任意でカスタマイズできます
• Asanaへのタスク追加では、プロジェクトや担当者などを固定値で設定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりできます

■注意事項

• Googleカレンダー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。