Gmailで注文データファイルを受信したら、OCRで読み取りAIで生産管理をして、Slackに通知する

■概要

Gmailで受信する注文データファイルの処理、その後のOCRでの読み取り、AIを活用した生産管理、そしてSlackへの通知といった一連の業務に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるデータ入力や確認作業は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの注文メールの受信からSlackへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した注文データファイルを元に、手作業で生産管理を行っている担当者の方
• OCRやAIを活用して業務を効率化し、Slackで迅速な情報共有を実現したいチームの方
• 定型的ながら重要な業務プロセスを自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からOCR処理、AIによる生産管理、Slack通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減し、より迅速な対応が可能になります。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、通知の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信メールに添付された注文データファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータや事前に設定した指示（プロンプト）に基づいて生産管理に関する情報を生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した生産管理情報や関連する通知を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、注文データファイルが添付されたメールを特定するためのキーワード（例：「新規注文」「注文書」など）を任意で指定してください。
• OCR機能の設定では、注文データファイルの中から読み取りたい項目（例えば、注文番号、商品名、数量、納期など）を正確に抽出できるよう、対象ファイルのレイアウトに合わせて抽出範囲をカスタムしてください。
• AI機能の設定では、OCRで取得した情報を活用し、どのような生産管理のアウトプットを生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を任意でカスタムできます。定型的な指示文に加え、前段階で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択し、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、OCRで抽出したデータやAIが生成した結果などを変数として埋め込み、状況に応じた柔軟な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。