■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたび、その内容を別途HubSpotのコンタクトに手動でメモとして追加する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、このような手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotの該当コンタクトへ関連情報が自動でメモとして追加され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpot間で情報を手作業で転記している営業担当者
- kintoneの更新情報をHubSpotにスムーズに反映させたいと考えているチームの方
- 顧客情報の一元管理とSaaS間の連携の効率化を目指す業務担当者
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード登録後、HubSpotへ手動でメモを追加する手間が省け、作業時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、メモの追加漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定します。ここで、取得したkintoneのレコード情報（例えば顧客IDや案件詳細など）を基に、HubSpotの該当コンタクトにメモとして自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションで設定するメモの内容は、用途に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
- 例えば、メモの冒頭に「kintoneからの自動連携：」といった固定のテキストを追加し、その後にkintoneのレコードから取得した「顧客名」や「案件概要」、「対応日時」などの情報を変数として埋め込むことで、どの情報源からのメモであるか、どのような内容であるかをHubSpot上で明確にできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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