フォームの問い合わせをもとに、FAQをAIで作成してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

フォームから寄せられるお問い合わせへの対応や、それらを元にしたFAQの作成・更新は、手間や時間がかかる業務ではないでしょうか。特に、問い合わせが増えるにつれて、情報の整理や共有が追いつかず、対応の属人化や回答のばらつきに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームの問い合わせ内容をトリガーとしてAIがFAQを自動生成し、Google スプレッドシートへスムーズに追加するため、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応とFAQ作成に多くの時間を費やしている担当者
• 問い合わせ情報を基にした社内ナレッジの蓄積と共有を効率化したいチームの方
• AIを活用してFAQ作成プロセスを自動化し、業務の質と速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの問い合わせ内容からAIがFAQを自動で生成しGoogle スプレッドシートへ追加するため、手作業でのFAQ作成や転記にかかる時間を短縮することができます。
• FAQ作成プロセスが自動化されることで業務の属人化を防ぎ、問い合わせ内容とAIが生成したFAQが一元的にGoogle スプレッドシートに蓄積されるため、データ管理が効率化されます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、問い合わせフォームと連携させます。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する（FAQ_質問）」アクションを設定し、フォームから受け取った問い合わせ内容を基にFAQの質問文を生成します。
4. 続けて、オペレーションで再度AI機能を選択し、「テキストを生成する（FAQ_回答）」アクションを設定し、前のステップで生成した質問文に対するFAQの回答文を生成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のスプレッドシートの新しい行に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する（FAQ_質問）」アクションでは、FAQの質問を生成する際のプロンプト（指示文）に、固定のテキストを加えたり、フォームから受け取った情報を変数として組み込んだりすることが可能です。
• 同様に、AI機能の「テキストを生成する（FAQ_回答）」アクションでも、FAQの回答を生成するためのプロンプトを自由に調整でき、前段で生成した質問文などの情報を変数として活用できます。
• Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、FAQの質問や回答をスプレッドシートのどの列に記録するかを指定したり、固定の値を入力したり、前段のAI機能で生成したテキストを変数として設定したりすることができます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。