■概要
顧客からのGoogleフォームへの回答は、貴重なデータである一方、その情報を手作業で処理し、エンゲージメント向上施策を考え、Notionのような情報共有ツールに入力するのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に添付ファイルからの文字起こしや、施策立案には多くの時間と集中力が必要です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付ファイルのOCR処理、AIによるエンゲージメント向上施策の自動生成、そしてNotionへの記録までを一気通貫で自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した顧客データを活用し、エンゲージメント向上に繋げたいマーケティング担当者の方
- OCR処理やAIを活用した施策立案、Notionへの手入力作業に多くの時間を費やしている業務担当者の方
- 顧客対応の質を高めつつ、関連業務の効率化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答からNotionへの記録までの一連の作業が自動化されるため、手作業によるデータ処理や施策考案にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや、施策検討時の見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、新しい回答が送信されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイル（例：アンケート画像など）を取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報や顧客データに基づきエンゲージメント向上施策をAIに生成させます。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された施策内容や関連情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、処理するファイルの文字数に応じて適切なアクションを選択し、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る言語を任意で設定してください。
- テキスト生成機能の設定では、生成するテキストの文字数に応じて適切なアクションを選択し、エンゲージメント向上施策に関する具体的な指示（プロンプト）や、出力したい言語を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、どのデータベースに、どの情報を、どのように追加するか、レコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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