freee人事労務で特定条件に合う従業員が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローにユーザーを登録する

■概要

従業員の新規登録は喜ばしいことですが、freee人事労務への登録後、さらにジョブカン経費精算・ワークフローへも手作業でユーザー情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、freee人事労務で特定の条件に合う従業員が登録された際に、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録するため、二重入力の手間やヒューマンエラーを削減し、人事労務業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務とジョブカン経費精算・ワークフローを利用し、手作業での情報連携に手間を感じている人事労務担当者の方
• 従業員情報の二重入力による作業負荷を軽減し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているバックオフィス部門の責任者の方
• 複数のSaaS間でのデータ連携を自動化し、よりコア業務に集中できる環境を整備したいと考えているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務に従業員情報が登録されると、条件に応じて自動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報が連携されるため、手作業の時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：雇用形態が正社員であるなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
5. 必要に応じて、オペレーションでデータベース操作機能の「レコードを取得する」アクションを設定し、Yoomのデータベースに事前に登録した情報を参照します。
6. 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、取得した従業員情報やデータベースの情報を元にユーザーを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、従業員の所属部署や役職、雇用形態など、ユーザーが設定した任意の条件に基づいて、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録を行う対象の従業員を絞り込むことができます。
• データベース操作機能の「レコードを取得する」では、Yoom内にあらかじめ用意した任意のデータを参照し、ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録情報として活用することが可能です。
• ジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションでは、freee人事労務から取得した氏名やメールアドレスといった情報を変数としてマッピングするだけでなく、固定の権限グループIDを設定するなど、登録内容を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• freee人事労務、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。