Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請する

■概要

Google Chatで有給申請の連絡を受けた後、freee人事労務へ手動で情報を入力する作業に手間を感じていないでしょうか。
この作業は単純ですが、多忙な際には入力漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをきっかけに、freee人事労務への有給申請を自動で作成できるため、申請プロセスの効率化を実現し担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatとfreee人事労務を利用しているなかで、手作業での有給申請に手間を感じている方
• チャットでの依頼内容を転記する際の入力ミスや対応漏れをなくしたい方
• 有給申請のプロセスを自動化し、従業員と管理者の双方の負担を軽減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのメッセージ投稿を起点としてfreee人事労務への有給申請が自動作成されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手入力による情報の転記ミスや申請漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Chatとfreee人事労務をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatの「スペースにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、分岐機能を選択し、「有給申請」など特定のキーワードを含むメッセージの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、メッセージ本文から申請日などの情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでfreee人事労務の「有給申請を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を連携して申請を自動作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、「有給申請」といったキーワードを含むメッセージのみを処理の対象とするなど、実行条件を任意に設定・追加できます。
• 「テキストからデータを抽出する」では、Google Chatで取得したメッセージ内容をもとに、申請日や理由といった特定の情報を抽出するよう設定のカスタムが可能です。
• 「有給申請を作成」では、前のステップで抽出した従業員情報や申請日などを申請フォームの各項目に連携するよう設定します。

■注意事項

• Google Chatとfreee人事労務をYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336