Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する

■概要

Google Chatでの残業報告を、都度freee人事労務に転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースへのメッセージ投稿をきっかけに、内容をAIが解析しfreee人事労務へ自動で残業申請を作成します。申請漏れや入力ミスを防ぎ、申請業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの連絡を元にfreee人事労務で残業申請を手作業で行っている方
• 残業申請の抜け漏れや転記ミスを減らし、勤怠管理を正確に行いたい管理者の方
• チャットベースの申請フローを導入し、業務の効率化を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿だけで残業申請が完了するため、申請者も管理者も手作業での転記や確認作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による申請漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な勤怠管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Chatとfreee人事労務をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メッセージ本文から申請に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでfreee人事労務を選択し、「残業申請の作成」アクションで、抽出した情報をもとに残業申請を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、どのスペースに投稿されたメッセージを検知の対象とするか任意で設定してください。
• AI機能でテキストを抽出する際、トリガーで取得したメッセージ内容を変数として利用し、日付や時間、理由など抽出したい項目を任意で設定できます。
• 分岐機能では、取得したメッセージに「残業」などの特定のテキストが含まれている場合のみ処理を続行するなど、条件を自由にカスタマイズ可能です。
• freee人事労務での残業申請作成時、AIが抽出した日付や時間などの情報を変数として利用し、申請内容の各項目に自動で入力する設定が可能です。

■注意事項

• Google Chatとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。