Dropboxに管理職の評価シートがアップロードされたら、OCR後にAIで分析しフィードバックレポートをGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

管理職の評価シートがDropboxにアップロードされた後、その内容を読み取り、AIで分析し、フィードバックレポートを作成してGoogle スプレッドシートに手作業でまとめるのは、時間と手間がかかる業務ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Dropboxへの評価シートのアップロードをきっかけに、OCRによる文字抽出、AIによる分析とフィードバックレポートの生成、そしてGoogle スプレッドシートへの自動追加までを一貫して自動化し、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGoogle スプレッドシートで評価シートを管理し、手作業に課題を感じている人事担当者の方
• 評価シートの分析やフィードバック作成の効率化を図り、より戦略的な業務に時間を割きたい管理職の方
• 定型的な評価業務を自動化し、コア業務へのリソース集中を目指す業務改善チームの方

■このテンプレートを使うメリット

• 評価シートがDropboxにアップロードされてから、Google スプレッドシートにレポートが追加されるまでの一連のプロセスを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
• 手作業による文字の読み取りミスやデータの転記漏れ、分析内容の質のばらつきといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、評価業務の精度向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに評価シートがアップロードされるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した評価シートのファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした評価シートからテキスト情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを基に、AIが評価内容を分析し、フィードバックレポートを生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したフィードバックレポートを指定のシートに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、処理対象としたい評価シートが格納されている特定のフォルダパスや、ファイル名を細かく指定することが可能です。
• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、使用する評価シートのフォーマットに応じて、特にどの部分のテキストを抽出するかなど、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、どのような観点で分析を行うか、どのような構成やトーンでフィードバックレポートを生成するかなど、後続のGoogle スプレッドシートへ格納しやすい形式や内容になるよう、AIへの指示（プロンプト）を具体的に調整することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能によって生成された分析結果やフィードバックコメントなどの各テキスト情報を、Google スプレッドシート内のどの列（ヘッダー項目）に対応させて自動で格納するかを自由にマッピング設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。