■概要
販売管理データの分析や、そこから戦略を練る作業は重要ですが、Dropboxへのデータアップロード後に手作業でOCR処理やAI分析を行うのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による分析は時間がかかり、タイムリーな戦略立案が難しい場合もあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxに販売管理データがアップロードされると、OCRによるデータ抽出、AIによる分析、そして販売戦略の改善案をGoogle スプレッドシートへ追加するまでの工程を自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上の販売管理データを活用し、迅速に戦略を改善したいマーケティングや営業企画の担当者
- 手作業でのデータ分析や戦略立案に時間を取られ、コア業務への集中が難しいと感じている方
- 販売データのOCR処理やAI分析を自動化し、業務効率とデータ活用の質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた分析や入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ抽出ミスや分析時の見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確なデータに基づいた戦略立案を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルから販売管理データを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータをもとに販売戦略の改善案を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した改善案を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、販売管理データがアップロードされる特定のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、アップロードされる販売管理データのファイル形式やレイアウトに合わせて、抽出対象とする項目を任意でカスタムできます。
- AI機能では、販売戦略の改善案を生成するための指示（プロンプト）を、ユーザーの分析観点や目的に応じて任意でカスタムできます。この際、定型文やOCR機能で抽出した情報をプロンプトに組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、分析結果や改善案を追記するスプレッドシートのID、シート名、具体的な追加先のセル範囲などを任意でカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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