■概要
HubSpotに新しい会社情報が登録されるたびに、関係部署へOutlookで通知する作業は、定型業務でありながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、HubSpotとOutlookを連携させ、特定の条件を満たす会社が作成された際に自動で通知を送信できます。手作業による連絡漏れや遅延を防ぎ、迅速な情報共有を実現することで、営業活動の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理する会社情報をもとに、Outlookでの手動通知に手間を感じている営業担当者の方
- HubSpotとOutlookを活用し、チーム内の迅速な情報共有体制を構築したいマネージャーの方
- 定型的な連絡作業を自動化し、商談や顧客対応といったコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの会社作成を起点に自動で通知が実行されるため、これまでOutlookで手動作成していたメール送信の時間を短縮できます。
- HubSpotとOutlookの連携により、通知の送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に会社作成の通知メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定の業界や従業員数など、HubSpotで取得した会社のプロパティ情報をもとに、通知を送る条件を任意で設定することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたい宛先（個人、特定のメーリングリストなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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