Chatworkで納期変更指示が投稿されたら、HubSpotで取引を検索し更新する

■概要

Chatworkで受け取った納期変更などの重要な連絡を、HubSpotに手作業で反映させていませんか？こうした手作業は更新漏れや入力ミスにつながる可能性があり、HubSpotでの正確なタスク管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Chatworkへの特定の投稿をきっかけにHubSpotの取引情報が自動で更新されるため、迅速かつ正確な情報反映を実現し、業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkでの連絡事項をHubSpotに手作業で転記している営業担当者の方
• HubSpotを活用したタスク管理の精度を向上させたいチームリーダーの方
• ツール間の情報連携を自動化し、コミュニケーションロスをなくしたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkの投稿からHubSpotの取引更新までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することが可能です
• 手作業による情報の転記ミスや更新漏れを防ぎ、HubSpot上での正確なタスク管理（task management）を実現します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkとHubSpotをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するように条件を指定します
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メッセージから取引名などの必要な情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」を設定し、抽出した情報をもとに該当の取引を検索します
6. 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の更新」を設定し、検索で見つかった取引の情報を更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのトリガー設定では、通知を監視したいルームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のグループチャットでの投稿のみを自動化の対象にできます
• 分岐機能では、どのようなメッセージに反応するかをキーワードで設定します。例えば、「納期変更」というテキストが含まれる投稿のみを処理対象とすることが可能です
• HubSpotで更新する取引の項目（プロパティ）は、実際の運用に合わせて任意で設定してください

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■注意事項

• Chatwork、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。