HubSpotの取引が成約したら、請求書PDFを自動作成して顧客に送信する

■概要

HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
• HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
• 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
4. 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
5. 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
6. 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
• HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
• 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
• メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。

■注意事項

• HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。