スマレジの取引情報が取消されたら、Microsoft Excelに記録し担当者へ通知する

■概要

スマレジで取引の取消が発生した際、その都度Microsoft Excelへ手動で記録し、関係者に通知するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、スマレジの取消情報をトリガーに、自動でMicrosoft Excelへ記録します。担当者への通知までを完結させることができるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• スマレジを利用しており、取引の取消情報を手作業で管理している店舗担当者の方
• 取消情報の記録漏れや、担当者への通知忘れを防ぎたいと考えている経理担当の方
• スマレジとMicrosoft Excelを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スマレジで取引が取消されると自動でMicrosoft Excelへ記録し、担当者へ通知するため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、スマレジとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスマレジを選択し、「取引情報が取り消しされたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでスマレジの「取引の詳細を取得」を設定し、取消された取引情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで取得した情報を指定のファイルに追記します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、担当者へ取消情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelのオペレーションでは、レコードを追加するファイルの保存場所をOneDriveまたはSharePointから任意で選択できます。
• Microsoft Excelにレコードを追加する際、どのテーブルにどの情報を記録するか、項目を任意で設定できます。
• メール通知のオペレーションでは、件名や本文を自由に編集でき、スマレジから取得した取引IDなどの情報を含めることも可能です。

■注意事項

• スマレジ、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• スマレジのマイアプリ連携についてはこちらをご参照ください。
• スマレジのWebhook設定はこちらをご参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関してはこちらをご参照ください。