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Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Asana
を自動連携できます。
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記して進捗管理表などを作成しているものの、二重入力の手間や更新漏れに課題を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成・更新された際に、指定した条件に応じてMicrosoft Excelのレコードを自動で更新し、手作業による転記作業を減らすことで、タスク管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとMicrosoft Excelを併用しており、手作業でのデータ転記に時間を要している方
- タスクの進捗状況などを管理表へリアルタイムに反映させたいプロジェクトマネージャーの方
- AsanaとMicrosoft Excelの連携を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクが更新されると自動でMicrosoft Excelに内容が反映されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報に基づいたデータ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft ExcelをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報に対応するレコードを特定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、特定したレコードの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の起点としたいワークスペースやプロジェクトのIDを任意で設定してください。
- 分岐の条件は、タスクのステータスや担当者、期日など、ユーザーの運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelに連携する情報は、Asanaのタスク名や詳細、カスタムフィールドなど、連携したい項目を任意で設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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