kintoneでステータスが更新されたら、請求書を発行し承認後Gmailで送付する
kintoneでステータスが更新されたら、請求書を発行し承認後Gmailで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
kintoneで案件のステータスを管理しているものの、請求書の発行や送付は手作業で行っていませんか？手動での作業は時間がかかるだけでなく、金額の誤りや送付漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、Google スプレッドシートから請求書を自動で作成し、社内承認を経てGmailで送付するまでの一連の流れを自動化し、kintoneと連携した請求書作成業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで案件管理を行い、請求書作成は手作業で行っている経理や営業担当者の方
- kintoneと連携した請求書の発行から送付までのフローを自動化したいと考えている方
- 請求書の承認プロセスを効率化し、対応漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新をトリガーに請求書の作成から送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求情報の転記ミスや送付漏れ、承認プロセスの遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートで用意した雛形をもとに請求書を発行します。
- さらに、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、発行した請求書の内容を担当者に承認依頼します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、承認された請求書を取引先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行機能では、請求書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルや、kintoneの情報を反映させたいセルを自由に設定できます。
- 「書類を発行する」アクションでは、発行した請求書のPDFファイルを格納するGoogle Driveのフォルダを任意で指定することが可能です。
- 承認依頼機能では、承認を依頼する担当者や、依頼時に通知するメッセージ内容に請求金額や取引先名といったkintoneの情報を変数として含めることができます。
- Gmailの送信設定では、送付先のメールアドレス、件名、本文などを任意で設定でき、発行した請求書を添付ファイルとして自動で送付することもできます。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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