■概要
Brushupで管理しているコンテンツの一覧を、定期的にスプレッドシートなどにまとめる作業に手間を感じていませんか？こうした手作業での情報収集や転記は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Brushupからコンテンツの一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに追加できます。定型的な情報収集作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Brushupのコンテンツ一覧を手作業で作成し、管理している方
- BrushupとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- フォームの回答をトリガーとして、定型的な情報取得業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Brushupからのコンテンツ一覧取得と転記が自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます
- コピー＆ペーストによる入力ミスや、情報の取得漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BrushupとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBrushupの「コンテンツの一覧を取得する」アクションを設定します
- 取得したコンテンツ情報が複数あるため、オペレーションの繰り返し処理機能を用いて、データを1件ずつ処理するように設定します
- 繰り返し処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のシートに1行ずつ追加します
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーは、取得条件を指定するための項目などを、テキストボックスやプルダウンといった回答種別で任意に設定することが可能です
- Google スプレッドシートの設定では、出力先のスプレッドシートやシートを任意で指定できます。また、各セルに登録する内容は、Brushupから取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと柔軟なカスタムが可能です
- メール通知のアクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、件名や本文にBrushupから取得したプロジェクト名などの情報を変数として埋め込み、内容を動的に変更することも可能です
■注意事項
- Brushup、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
