■概要
Googleカレンダーで担当者が変更になった際など、特定の予定の主催者を一件ずつ変更する作業に手間を感じていませんか？特に複数の予定が対象となる場合、手作業では時間がかかり、変更漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、指定した条件で予定を検索し、Googleカレンダーの主催者を一括で変更する処理を自動化できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーで 頻繁に 担当者交代があり、予定の主催者変更を手作業で行っている方
- 複数の予定の主催者を一括で変更する必要があり、作業を効率化したいと考えている方
- Googleカレンダーの定期的なメンテナンス業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿ってGoogleカレンダーの主催者変更が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による変更漏れや、誤った予定を更新してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい任意の日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、主催者を変更したい予定の条件を指定します。
- 次に、オペレーションで繰り返し機能を設定し、検索された複数の予定に対して後続の処理を繰り返すようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の主催者を変更」アクションを設定し、新しい主催者の情報を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーで、このワークフローを定期的に実行したい任意の時間帯（毎日、毎月など）を設定してください。
- Googleカレンダーの「予定を検索する」オペレーションで、主催者を変更したい予定の検索条件（キーワードや対象期間など）を任意で設定してください。
- Googleカレンダーの「予定の主催者を変更」オペレーションで、変更後の新しい主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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